Am liebsten soll alles schnell gehen – auch wenn mit Wasserspender und neuen Sitzmöbeln, frei zugänglichem Lesestoff, der von den Lions-Damen Gavadiae gestifteten Spielecke für Kinder und sehenswerten Ausstellungen das neue Bürgerbüro im Rathaus einladend ist. Kaffeehausatmosphäre will nicht aufkommen. Das wissen auch Dezernent Richard Schumacher, Claudia Krahe vom Haupt- und Personalamt und Anja Laurentz als Leiterin des Standesamtes. Seit zwei Jahren arbeiten sie mit Energie daran, den Service zu verbessern und die Abläufe für alle Beteiligten so komfortabel und reibungslos wie möglich zu gestalten. Vieles ist schon gelungen.
Mehr Personal
Gar nicht so einfach ist es mit der Optimierung, da bekanntermaßen der Amtsgänger kein geduldiger Mensch ist, dessen Zeitempfinden relativ ist und dessen Ungeduld bei dem sich scheinbar auf der Leuchttafel nur gemächlich bewegenden Nummernwechsel wächst. Die schlägt sich dann in Ton und Miteinander zwischen Rathaus-Mitarbeiter und Amtsgänger nieder – denn den Druck spüren beide Seiten. Die Personaldecke ist bereits dichter „gestrickt“, aber – das kennt jeder Arbeitgeber – immer kommen Krankheitsfälle, Urlaube und ähnliches dazu. Um eine weitere Entlastung zu schaffen, wird derzeit in interkommunaler Zusammenarbeit eine „Springerstelle“ über das Gebietsrechenzentrum der kdvz Rhein-Erft-Rur eingerichtet.
Besonders eng wird es vor Feiertagen und Ferien, wenn erschwerend hinzukommt, dass dies genau die Tage sind, an denen die Stühle vor dem Bürgerbüro scheinbar nie leer werden. Ein bisschen Statistik: An einem „normalen“ langen Donnerstag suchen im Schnitt 100 Jülicher das Rathaus auf, um die Dienste in Anspruch zu nehmen. Dabei, so wirbt Richard Schumacher um Verständnis, sind „die Ablaufprozesse im Einwohnermeldeamt in den vergangenen Jahren immer komplexer geworden.“ 18 Uhr Dienstschluss ist da nur eine Zahl auf dem Papier – obwohl eine halbe Stunde vor Ende der Öffnungszeiten die letzten Wartemarken ausgegeben werden.
Immer wieder samstags…
Zur Entzerrung sind mehr Servicezeiten im Angebot: Grundsätzlich ist Montag, Dienstag, Donnerstag und Freitag von 8.30 bis 12 Uhr geöffnet, mittwochs zusätzlich von 12 bis 15.30 Uhr und donnerstags zusätzlich von 14 bis 18 Uhr und seit April auch am 2. Samstag im Monat von 9 bis 13 Uhr. Der Samstags-Öffnungstag ist offenbar im Bewusstsein der Jülicher noch nicht vollständig angekommen. Denn: Blitzschnell geht es dann, da nur rund 12 Clevere im Schnitt diesen Service-Tag im Rathaus nutzen.
Effektiv und zeitsparend ist übrigens auch der so genannte „Schnellschalter“, der – neu eingerichtet – ausschließlich zur Abholung von Dokumenten dient.
Keine Zeit?
Wer sich die Frage stellt: „Wie lange dauert das denn noch…?“ findet schnell Antworten über das Portal: https://napp.kdvz-frechen.de/module/juelich/wartezeit/ oder über das gezogene Ticket. Wer im Rathaus eine „Nummer“ zieht findet einen QR-Code, der – mit der Smartphone-Kamera erfasst – sofort klärt wie lange die Wartezeit ist und ob sich noch ein Gang in die Stadt für Erledigungen lohnt. Wer eine Punktlandung möchte, der kann ab sofort auch Termine online buchen. Hier ist sofort ersichtlich, wie viel Zeit für den Amtsgang erfahrungsgemäß einzuplanen ist und ein Wunschtermin kann festgelegt werden. Selbstverständlich gilt: Zu Verzögerungen kann es kommen. Dann tritt wieder die oben genannte Wartezeit-Auskunft in Kraft.
Rathaus online
Digitalisierung soll auch im Service für die Jülicher Bürger und Bürgerinnen ein „plus“ bringen. Über den so genannten Formularserver (www.juelich.de/formularservice) können Behördengänge virtuell erledigt werden. Sukzessive ausgebaut wird das System, das sich derzeit noch auf Angelegenheiten des Melde- und Personenstandswesens sowie das Gewerbewesen und den Mietspiegel beschränkt. Durch eine integrierte Bezahlmöglichkeit entfällt der Gang zum Amt. Die online beantragten Dokumente werden, je nach rechtlicher Zulässigkeit, ohne weiteres Zutun postalisch oder elektronisch zugestellt.
Durch die technische Optimierung der Internetseiten (Responsive Webdesign), sind die Dienste auch auf allen Endgeräten (Handy, Tablet, PC) gut abrufbar.
Alle Informationen rund ums Bürgerbüro unter www.juelich.de/buergerbuero
